以评促建,加强管理,特色兴校

广东工贸职业技术学院

 

广东工贸职业技术学院是一所直属广东省教育厅领导的全日制普通高等职业院校。20081月接受《高等职业院校人才培养工作评估方案》(以下简称新方案)试点评估。专家评价:广东工贸职业技术学院教学管理制度健全,执行严格,规范化程度惊人,教学管理制度非常健全、执行非常到位、教学管理具有非常高的水平。我校的教学管理之所以能得到专家的高度评价,主要获益于以新方案为指导,以评促建、以评促管、以评促改,助推教学管理上水平。

一、为什么选择新方案评估

教育部《高职高专院校人才培养工作水平评估方案(试行)》(以下简称旧方案)颁发后,20061月,我校便开始按旧方案开展评估准备工作。应当肯定,旧方案对规范高职高专院校教学、加强办学条件建设、增强学校质量意识、推动教育教学改革、引导学校培育办学特色等方面起到了积极的作用。但随着高等职业教育事业的不断发展,旧方案逐渐显露出其不足。其最大不足是全国统一的量化标准,不能很好地适应高等职业教育改革与发展的需要,尤其是与教育部《关于提高高等职业教育教学质量的若干意见》(教高〔200616号)(以下简称“16号文)所提出的加强内涵建设,提高教学质量,探索工学结合人才培养模式的要求有较大的差距。

“16号文指出:高等职业教育作为高等教育发展中的一个类型,肩负着培养面向生产、建设、服务和管理第一线需要的高技能人才的使命,在我国加快推进社会主义现代化建设进程中具有不可替代的作用

高等职业教育是高等教育与职业教育紧密结合的一种教育类型,这一特殊性质要求其人才培养模式必须围绕着工学结合这条主线来开展,专业建设必须面向市场,课程改革必须对准岗位任务,灵活多样的教学模式是手段,校企合作共建基地以及专兼结合的教学团队则是实现这一特定的职业教育目标的根本出路。新方案就是为了适应高等职业教育这一教育类型要求、以人才培养工作状态数据采集平台为基础的评估新体系。新方案的最大特点是淡化评估结论,摈弃统一的量化标准,鼓励学校建立起自我约束、自我监控、自我激励、自我完善的办学新机制。因而有利于引导高职院校把注意力和工作重心集中到内涵建设上来,有利于形成高职院校自己独特的办学特色。所以说,新方案是贯彻落实“16号文精神的重要手段。有了“16号文的政策支持,加上新方案的评估导向,高等职业教育发展的春天将随之来临。

80年代末90年代初开始,我校为了生存与发展,勇敢地面向市场,走出了一条自我发展、自我约束、自我监控、自我激励、自我完善的办学新路子,逐渐形成了自我发展的办学持色。这一自我发展的办学持色与新方案的特点相吻合,为此我们选择了新方案进行评估。

二、如何以评促建、以评促改、以评促管,加强内涵建设

在迎评促建的过程中,我校一直把工作重点放在加强内涵建设、形成办学特色上。建设重点专业,形成专业特色;创新教学模式,加强国际合作,实施金牌战略,改革人才培养模式。如何按评估新方案的要求,进一步以评促建、以评促改、以评促管,进一步加强内涵建设?经过反复研究,学校选择了以下两个方面作为新的突破口。

(一)建设数字化校园,推进人才培养工作状态知识管理

1.建立高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台

在采用旧方案迎评促建过程中,我校创建了几百个涉及学校管理各方面状态信息的一览表和统计表,同时各部门在日常工作中也形成了很多原始信息表。这些信息表对于搜集、整理学校人才培养工作状态数据有一定帮助,但搜集的海量数据也存在很大问题。数据从一开始就没有从宏观角度去把握学校人才培养工作状态的基础数据,也没有经过系统分析和整理,数据量庞大而杂乱,很难形成一种有效的采集机制,采集、更新和审核比较困难;项目重复,需要大量时间分析、研究和核对数据,工作量很大;数据没有关联形成一个管理平台,实用性差,决策作用不大。新方案要求填报《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》,我们认为,这是一项很有意义的工作。高职院校人才培养过程中产生的基础数据,是学校管理者决策的重要依据,也是评估专家准确把握学校人才培养工作实际情况的重要依据。

为此,学校决定采用源头输入、部门负责的原则组织填报:

1)评估办作为数据采集平台管理部门;

2)评估办分析数据表,确定每个数据的采集对象(人员/部门),明确数据回收流程,形成《状态数据填报负责部门和填报人一览表》。

3)评估办将数据表拆分为单表,发到各个部门。各部门根据源头输入原则,落实具体填报人。

4)评估办下发人员代码表、专业代码表、课程代码表等标准代码表。对数据表没有标准选项的数据项,要求教务处、人事处等职能部门提供标准选项供填表人选择,例如主要授课方式、主要授课地点、主要考试/考核方法、专业领域等数据项;

5)对填表人和部门负责人进行培训;

6)数据回收汇总。作为源头的教师将数据表交教研室主任汇总审核后,交教学系教务员汇总、系主任审核;各系教务、人事、培训、科研、产学合作等方面的数据分别交教务处、人事处等职能部门汇总审核。其他部门一般由源头填报人将数据表交部门负责人汇总审核。

7)各部门将数据表交评估办汇总、审核、上报。

由于数据采集内容和对象明确,数据由源头输入,回收流程正确,全校迅速完成了状态数据采集任务。状态数据采集使我们认识到状态数据采集平台是新方案的最大亮点,也是新方案评估的基础,解决了旧方案评估时数据采集的困境,给学校迎评促建工作带来了很大便利。采集平台建立了统一的高职院校人才培养工作状态基础数据和统计汇总项,提高了采集数据的科学性、规范性、可用性和可比性;采集数据无冗余重复,而且大部分是部门工作中自然形成的,提高了数据采集的实时性、真实性,也减轻了评估负担;数据采集平台作为一个管理工具,便于教育主管部门、评估专家和学校领导快捷、及时地掌握学校人才培养工作的总体状态,便于院校之间的交流和共享,也为社会参与学校管理和评价提供了条件。

使用Excel版数据采集平台,也使我们认识到,必须充分利用数字化校园现有的管理信息系统,以进一步提高数据采集的实时性、原始性、真实性和高效性。

2.推进数字化校园建设和人才培养工作状态知识管理

广东工贸职业技术学院在2002年建校时启动了校园网基础设施建设,采用核心层-汇聚层-接入层的三层分布式体系结构,实现了7000多个信息点的网络接入,覆盖全校所有办公、教学、后勤、生活用楼宇和场所。在随后的信息化建设中,财务、人事、教务、学生、后勤、图书馆等部门根据各自的信息要求和应用选择了各自的软硬件环境,建立了各自不同的应用系统。由于缺乏统一的规划和信息标准,以及应用系统实施的阶段性、技术性以及经济和人为因素,各应用系统之间存在硬件平台不同、操作系统不同、网络协议不同、数据库类型不同等情况,应用分割,彼此独立,数据不统一,信息不共享,成为离散、孤立的信息孤岛。例如,教职工、学生身份信息变动,由于没有统一的身份数据,必须手工在人事、教务、办公、财务、图书馆、校园一卡通等应用系统中逐个更新信息,经常因为疏漏而造成数据不统一;查找某个教职工或学生的完整信息,需逐个登陆应用系统分别查找,而且相同信息在各个系统中有时不一致。学校领导认识到这种信息化建设现状不能适应教育事业发展的需要,于2006年下半年启动数字化校园建设项目,整合学校信息化资源,实现应用系统信息资源整合与共享。

项目启动后,摆在我们面前的是三个首先要解决的问题:采用什么整合技术?整合什么信息?整合信息干什么用?放弃已有的应用系统,建立统一规划和符合信息标准的应用系统平台,整合各应用系统庞大数据形成海量的数据仓库,将带来巨大的投资和浪费。20075月试填《高职院校人才培养工作状态数据库(暂行)》,我们发现状态数据库中的大部分数据直接存在于各应用系统中,或者可以经过转换得到。这使我们认识到人才培养工作状态信息共享和知识化的必要性和重要性,明确了我校数字化校园的建设思路:对已有的、异构的信息资源进行综合和集成,实现统一的用户管理、资源管理和权限控制;以系统的方法分析、发现、选择高职院校人才培养状态基础信息,对这些信息进行整合,组织并形成管理和决策所需要的规范化、系统化、结构化的知识;按个性化定制,向需要知识的管理者、决策者、社会和学生实时推送有用的信息,为管理和决策的科学化、网络化、知识化、智能化提供实时支持,为构筑面向社会的全面质量保障体系提供技术平台,为家长和学生提供教育信息知识服务平台。

按照循序渐进、量入为出原则,我们分两个阶段实施数字化校园建设项目。(1)系统集成。通过对各应用系统身份信息的整合同步,实现了用户单点登陆和统一门户。用户一次登陆即可访问所有应用系统,查询用户权限范围内的所有信息。(2)基于信息集成的知识管理平台建设。依据高职院人才培养工作状态数据采集平台和高等学校基层统计报表,以及教育管理信息化标准、高等学校管理信息标准,考虑学校自身管理特点和需要,分析和选择学校人才培养工作状态的基础信息。进行知识管理平台建设的试验,完成了数字迎新离校系统和数字指纹考勤系统建设。数字迎新离校系统对各部门原有应用系统中的新生、在校生和毕业生信息进行了系统分析和整合,形成规范流程,并将有效的数据形成所需要的知识,实时推送给管理者、家长和学生。例如,院领导和职能部门可以实时查询新生、在校生和毕业生注册(离校)、缴费、选课、考勤、毕业等情况;家长和学生可以了解学校基本信息和专业情况,了解学生在校学习情况;学生可以凭校园卡快速地自助查询和办理学籍、缴费、办证、教学计划、选课、成绩、评教、餐饮、住宿、水电、上网等事项。目前我校正在加快建设综合、完善的人才培养工作状态知识管理平台,扩充应用到学校人才培养和管理的各个方面。通过该平台的建设将有效减轻评估负担,为信息采集的实时性、真实性、原始性和高效性提供可保证。

(二)贯彻ISO9000质量管理标准,助推教学管理上水平

教学管理的核心是质量管理。一直以来,学院十分重视质量管理,围绕质量管理的科学化、制度化、规范化,进行了不懈的探索与实践,有关质量管理方面的规章制度已比较齐全。但执行起来,因对过程控制不严密而造成工作脱节、因职责不明确而互相推诿扯皮、因只看工作结果不注重工作过程及记录而造成责任分不清等现象时有发生。如何进一步加强质量管理?学校经过多次研究,决定把建立健全各项规章制度与贯彻ISO9000质量管理体系标准结合起来作为迎评促建的一项重要内容,把成功运用于企业管理的ISO9000质量管理理念引入学院的质量管理中,在学院的教学管理中贯彻ISO9000质量标准。

为了保证贯彻ISO9000质量标准工作的落实,学校将质量管理体系建设列入年度重点工作,成立工作领导小组,设置了质建办,投标确定了广州某咨询管理公司作为学院质量体系咨询机构和贯标认证机构。

贯彻ISO9000质量标准工作要解决的第一个难点是转变观念、提高认识。为此,学院分层次组织教职工进行ISO9000质量标准培训。通过培训,使教职工认识到ISO9000质量标准以顾客为关注焦点,重在过程管理,强调持续改进的管理思想同样适用于教育;认识到产品质量形成于过程之中,任何产品的质量问题都与过程的管理控制有关,如果过程的管理是严格受控的,产品的质量也绝对是受控的。ISO9000质量管理体系就是通过提高和保证过程的每个阶段、每个环节的质量来保证产品质量的。教学是一个育人的过程,如果教学过程的管理是可控的,教学质量也是可控的,从而使教职工认识到学院贯彻ISO9000质量标准的必要性。

体系策划及文件编制是贯彻ISO9000质量标准工作的第二个难点。学院质建办会同咨询专家,按照质量标准提供的过程方法理论,在充分调研的基础上,对学院教育教学管理活动进行了系统分析,认真研究了各种业务流程之间的相互关系,设计了学院质量管理体系框架,开展了质量方针和质量目标的策划,识别了产品实现的主要过程并根据过程识别和业务流程梳理情况,拟订了质量体系文件目录。采取分散与集中编写、专家指导与质建小组成员讨论修改、专家审核与学院领导审核相结合的方式,对质量体系文件进行多次的修改、完善,形成了学院《质量管理手册》和配套的20个《程序文件》、119个《工作文件》和299个《工作表格》的质量管理体系文件。质量管理体系文件规定了各项教学管理工作内容、职责、流程以及相关记录,规范了管理者和办事人的行为,由院长批准发布实施。

体系运行在贯彻ISO9000质量标准工作中是最难的。刚开始运行时,教职工对过去只看最后的工作结果变成不仅要看结果,更要看开展工作的过程,注重工作过程的记录,要填写受控的相关管理工作表格的做法极不习惯,觉得麻烦。这时如果不坚决执行,就很容易形成两张皮,制度归制度,执行归执行。所以,开始运行,必须要求各级领导严格执行,在向教职工解释的前提下,对不按质量标准执行的,坚决要求按照受控的相关的管理程序重新申请,形成人人遵守、层层监督的运行机制,养成按规范办事的习惯,为体系的顺利运行打下良好的基础。

2008117-18日,我院接受了教育部、广东省教育厅工作安排,按照《高等职业院校人才培养工作评估方案(草案)》,进行了人才培养工作评估新方案的试点评估。这次专家来校评估,对教学管理工作规范评价很高。深度访谈到教学系,全面了解专业课程设计、毕业设计、考试、实训等项目的管理。例如检查毕业综合训练的完成情况,按要求要进行毕业设计选题报告书、选题一览表、指导教师工作记录表、中期检查记录表、答辩记录表、工作总结撰写要求、考核记录表、顶岗实习申请表等10个程序。被抽查到的指导教师在该项目教学活动过程环环相接,事事受控,信息反馈及时、准确,改进措施具体、有效,确保毕业综合训练的完整性和科学性。现在教职工已养成了良好的贯标习惯。只要遇上新的工作,必先识别过程并形成程序,分工各司其职、各负其责、互相沟通、共同工作,使得教职工对待工作认真责任的态度显著增强,逐步形成新的教学质量观,在培养目标、教学计划的制定及教学管理方面更关心学生的利益,更关注学生、家长及用人单位的评价,使学院的管理从经验管理转向规范化管理,从事后补救转变为事先预防和控制。

基于ISO9000教育质量管理体系的建立与良好运行机制的形成,实现了我院对教学质量形成于过程的有效监控,而全程监控、全员参与、持续改进则有力地推动了教学管理跃上一个新的台阶。

 

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